Servicios Integrales en Gestión Documental
El principal objetivo es brindar soluciones a las diferentes organizaciones en el manejo de la gestión documental, ofreciendo servicios de calidad con personal operativo humano y herramientas tecnológicas a disposición de nuestros clientes.
INVESTECH S.A.S ofrece una serie de servicios que facilitan la planeación, ejecución y seguimiento de la documentación en las organizaciones.
De manera especifica se ofrecen los siguientes servicios
Planeación
Mediante este servicio apoyamos a la Entidad o Empresa en la definición del Plan de Archivo :
Esta herramienta va a guiar a la organización en la ejecución de acciones y/o proyectos congruentes y alineados con el logro de los objetivos institucionales, Teniendo presente las necesidades actuales, el presupuesto, los recursos disponibles y la capacidad de asimilación. Como resultado se especifica el portafolio de proyectos que distribuidos en el tiempo le van a permitir a la entidad o empresa mejorar sus niveles de eficiencia basados en una gestión documental apropiada, acorde con la normatividad establecida y con el uso de mejores prácticas.
Esto permite las organizaciones hagan un manejo adecuado de los documentos en todo su ciclo vital y estandarizando acciones en torno a su planeación, producción, gestión, organización, disposición y preservación. La eficiencia y cumplimiento de normas y estándares de gestión documental dependen de la elaboración e implementación de los procesos de gestión documental ajustados a sus características misionales.
Planificación de la Función Archivística e Implementación de un PGD
Estrategia archivística para que la entidad como responsable directa de su implementación y como sujeto obligado en el marco del cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 - Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública, pueda formular y desarrollar el Plan Institucional de Archivos - PINAR, y planificar e implementar el Programa de Gestión Documental - PGD, toda vez que se constituyen en herramientas para la planeación estratégica y operativa de la función archivística y programática de la gestión documental.
Planeación
Producción
Gestión y tramite
Organización
Transferencias
Disposición
Preservación
Valoración
Definición de procesos para la Gestión Documental
Mediante este servicio apoyamos a las entidades y empresas en la definición,documentación y divulgación de los procesos de gestión documental
Implementación del sistema de Gestión Documental
Mediante esta plataforma fabricada por nuestra Entidad, apoyamos a las entidades y empresas en la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA DOCUFile ECMBPMN ®.
Nuestra plataforma de gestión documental soporta la operación de los procesos, facilita el cumplimiento de estándares y regulación establecida, permite la interconexión con otros sistemas de la organización y genera los controles en la entidad o empresa para el manejo y administración de todos los documentos físicos y digitales generados.
Cumple al 100% el MOREQ - Modelo de Requisitos para un SGDEA Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
INVESTECH pone a disposición de las entidades y empresas la solución de gestión documental SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ®, la cual permite el acceso a los documentos de la organización en cualquier momento y desde cualquier lugar, facilita la organización acorde con la estructura documental y provee búsquedas rápidas y precisas.
SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ® reduce tiempo y esfuerzo en tareas de clasificación, búsqueda y consulta tanto de los documentos recibidos por correspondencia como de aquellos que se generan en los procesos diarios, convirtiendo el archivo documental en una base de conocimientos que agrega valor a los procesos de la entidad o empresa, aumenta la productividad y reduce costos.
Configuración
Gestión
Organización
Producción
Disposición
Prestamos
Transferencias
Correspondencia
Cargue e Indexación
Visor
Consulta y Búsqueda
Trazabilidad y auditoría
Reportes
Seguridad
Definición de los instrumentos Archivísticos
Mediante este servicio apoyamos a las entidades o empresas en la definición y actualización de losinstrumentos archivísticos que facilitan la gestión documental, entre los que se cuentan:
La tabla de retención documental, tabla de valoración, tabla control de acceso, mapa documental y cuadro de caracterización
Los instrumentos archivísticos son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística en su entidad o empresa.
Formulación del Plan Institucional de Archivos - PINAR
La alta dirección en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, desde su rol estratégico, realizan actividades de planeación, revisión y mejora para lograr la eficiencia y eficacia, y a su vez cumplir con los objetivos y metas trazados en la planeación estratégica; lo anterior se ve reflejado en el trazado y ejecución del Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual. Atendiendo a ello, la función archivística de la entidad no debe ser la excepción y para ello, la alta dirección debería contar con una herramienta que le permita identificar y seguir los planes, programas y proyectos de dicha función, asociados y articulados con los Planes en mención.
Teniendo en cuenta lo anterior, para orientar a las entidades sobre el desarrollo de la función archivística, el Decreto 2609 de 2012 establece en el Artículo 8 “Instrumentos archivísticos” el Plan Institucional de Archivos - PINAR, el cual es un instrumento que permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades. A partir de ello, el Archivo General de la Nación en el desarrollo de la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 2609 de 2012, formula el Manual Plan Institucional de Archivos - PINAR, como una metodología sencilla para la elaboración de este al interior de las entidades, cuyos fines son:
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Cumplir con los propósitos de la función archivística y gestión documental de la entidad, mediante la orientación de procesos desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables.
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Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos e infraestructura, como soporte para la ejecución de los proyectos previstos a corto, mediano y largo plazo, para gestionar su asignación oportunamente.
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Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso
a los archivos.
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Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad en el marco del archivo total
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Esta herramienta se divide en tres partes: la primera desarrolla los aspectos generales que contextualizan el Plan Institucional de Archivos - PINAR; la segunda parte del documento describe cada uno de los pasos que son necesarios para la formulación del Plan y la tercera, presenta un ejemplo de la aplicación de la metodología propuesta.
Organización del archivo físico
Mediante este servicio realizamos tareas de organización, clasificación, ordenación, valoración y digitalización de documentos físicos.
Insumos, Productos y Elementos para Archivo
Suministramos insumos y el almacenamiento requerido para todo el proceso de organización documental requerida por la entidad.
Insumos, productos y elementos para archivo
Suministramos los insumos requeridos para todo el proceso de organización documental de la entidad:
Cajas y Estanterías
Cajas para Archivo (x100, x200, x300, x400) y estantería requerida.
Carpetas
Carpetas y Ganchos de Archivo
Rótulos
Rótulos con Sistema CB y QR
Almacenamiento y Custodia de Archivo
Almacenamiento
Con el objetivo de disponer de espacios en sus instalaciones y oficinas, agilizar las búsquedas y ubicación de documentos, y tener mayor control de la información documental que se almacena; Investech propone a nuestros clientes el servicio de Almacenamiento y Custodia Documental.
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Custodiamos y almacenamos sus documentos en nuestras bodegas las cuales están diseñadas con óptimas infraestructuras y altos niveles de seguridad.
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El almacenamiento de sus documentos queda garantizado mediante el cumplimiento en todas nuestras bodegas de las normas técnicas, ambientales y de seguridad.
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En tiempo EXTRA-URGENTE (2 horas máximo).
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En formato digital, escaneando la información física y enviándola al usuario mediante nuestro sistema SGDEA DOCUfile ECM-BPMN ( Imágenes en PDF, Tiff, JPG, o en el formato que nuestro cliente requiera).
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En nuestras salas de consultas para que sus funcionarios puedan revisar la información en nuestras instalaciones
Ofrecemos los servicios de consulta acorde a sus necesidades
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Entrega en sus instalaciones mediante nuestras flotas de transporte propios en horario 7x24.
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Archivos físicos en cajas X100, X200, X300 y X400
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Planos
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Títulos Valores
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Medios Magnéticos y Microfilm
Ofrecemos los servicios de Almacenamiento para:
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Archivos físicos en cajas.
Almacenamiento Digital IN CLOUD
Almacenamos todas las imágenes digitalizadas, indexadas y catalogadas de sus archivos y documentos en nuestro DATA CENTER NIVEL TIER IV para máxima seguridad; de igual forma garantizamos el acceso a todos los usuarios autorizados de su entidad o empresa para que las consulten y administren en tiempo real dentro de nuestra plataforma SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ®.
