Digitalización de Documentos
La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar amplios volúmenes de documentos en imágenes digitales de la forma más sencilla, eficiente y rentable para cualquier empresa.
Una de las grandes ventajas de la digitalización de documentos es que permite su almacenamiento en los discos internos de cualquier computadora en sistemas de almacenamiento masivo con la facilidad de contar con respaldos en discos CD-R, DVD o en memorias USB que garantizan un mantenimiento de los archivos en condiciones óptimas.
Actualmente la digitalización de documentos forma parte del proceso operativo y administrativo de una organización, especialmente en las áreas administrativas, de recursos humanos, finanzas, facturación, contabilidad, desarrollo de sistemas informáticos, departamentos jurídicos, etc.
Digitalización Certificada
Es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte físico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad
“Entendida como aquella que se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo autorizado.
No debe entenderse de manera taxativa que la digitalización certificada implica necesariamente el uso de mecanismos como firmas digitales o electrónicas; pues lo que certifica el proceso no es en si mismo una firma digital, sino el uso de estándares en el desarrollo del proceso que pueden o no incluir firmas digitales o electrónicas, y los cuales pueden ser certificados por la misma entidad de conformidad con las normas que expidan los organismos competentes o por un tercero autorizado”
Respecto a este tipo de digitalización es importante aclarar que los documentos con valores secundarios (científicos, históricos y culturales) no podrán ser sustituidos mediante este proceso.
Digitalización con Fines Probatorios
Tiene como objetivo la sustitución del soporte físico de los documentos, por imágenes digitales de los mismos, la cual se debe realizar cumpliendo el “Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios que tiene como marco de referencia la autenticidad del documento digital.
Ventajas de la Digitalización de Documentos
-
Mayor almacenamiento de archivos en un espacio mucho menor al físico.
-
Economía: el costo de una imagen fotocopiada es similar al de una imagen digitalizada, pero la fotocopia no puede integrarse a ningún sistema digital inteligente de búsqueda y puede dañarse o deteriorarse con mayor facilidad.
-
Visibilidad, un documento impreso solo puede ser visto por una persona a la vez, en cambio una imagen digital puede consultarse y compartirse por una gran cantidad de personas.
-
Aumento en la productividad al facilitar el acceso a los archivos de la organización.
-
Ahorro en papel, copias, impresiones, tóner y mobiliario para archivar documentos.
-
Los archivos pueden guardarse con un nivel de seguridad mayor, cada usuario puede tener su
contraseña y se limita el acceso a los archivos para tener un mejor control de los datos.
-
Seguridad de la información al aplicar digitalización CERTIFICADA o con FINES PROBATORIOS yaque un documento tendrá el mismo valor probatorio que su original.
De manera específica se ofrecen los siguientes servicios:
-
El primero es el proceso de reconocimiento de datos a través de nuestro módulo de digitalización DOCUFile CAP ® el cual integra las técnicas de reconocimiento de ICR, OCR, OMR y CB (Inteligent Character Recognition, Optical Character Recognition, Optical Mark Recognition y Bar Code Recognition). DOCUFile CAP ® permite especificar o definir dentro del documento las zonas de interés para realizar el reconocimiento, asociando dicha zona a un campo de datos dentro del propio manejador de base de datos (base de datos temporal), durante el proceso de reconocimiento las zonas leídas son convertidas automáticamente en datos, los cuales son depositados en las tablas de base de datos (base de datos temporal). El proceso de reconocimiento con DOCUFile CAP ® nos da un porcentaje de lectura y reconocimiento de aproximadamente el 70%, el resto de efectividad (30%) restante será necesario corregirlo y validarlo en forma manual.
-
El segundo es la digitación de los datos por personal experto sobre la imagen digital, esto lo realizaremos para aquellos documentos donde es imposible realizar procesos automáticos. Los dos procesos tendrán un paso final el cual es la verificación y validación de datos, esto con el fin de asegurar 100 % la calidad de la información capturada de documento.
-
DOCUFile CAP ® incluye el proceso de verificación y validación de datos imagen a imagen, con este módulo se revisa y/o verifica el resultado del proceso automatizado de reconocimiento utilizado para extraer datos desde el documento, o la captura manual. La validación de datos es el paso más crítico y de trabajo intensivo dentro del proceso de captura de documentos, ya que a través de este módulo se realizará la corrección de datos que no fueron reconocidos en el paso anterior, con la corrección de datos se indexan todos los rechazos que se generaron en el paso de reconocimiento.
-
En la preparación de los documentos para verificar su orden y clasificación, como también las características físicas (deterioro o roturas).
-
En el proceso de escaneo, para ajustar las imágenes al 100% de nitidez y claridad, revisar los diferentes
tonos y colores del documento asegurando su legibilidad total; todo dependiendo del tipo de digitalización realizada (digitalización convencional o digitalización con fines probatorios).
-
En la indexación y codificación de los documentos para asegurar su búsqueda, consulta y ubicación exacta dentro de la plataforma.