Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo ECM-BPM
Mediante esta plataforma fabricada por nuestra Entidad, apoyamos a las entidades y empresas en la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ®.
Nuestra plataforma de gestión documental soporta la operación de los procesos, facilita el cumplimiento de estándares y regulación establecida, permite la interconexión con otros sistemas de la organización y genera los controles en la entidad o empresa para el manejo y administración de todos los documentos físicos y digitales generados.
Cumple al 100% el MoREQ - Modelo de Requisitos para un SGDEA Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
INVESTECH pone a disposición de las entidades y empresas la solución de gestión documental SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ®, la cual permite el acceso a los documentos de la organización en cualquier momento y desde cualquier lugar, facilita la organización acorde con la estructura documental y provee búsquedas rápidas y precisas.
SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ® reduce tiempo y esfuerzo en tareas de clasificación, búsqueda y consulta tanto de los documentos recibidos por correspondencia como de aquellos que se generan en los procesos diarios, convirtiendo el archivo documental en una base de conocimientos que agrega valor a los procesos de la entidad o empresa, aumenta la productividad y reduce costos.
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SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ® es una solución web de gestión documental que permite el acceso a los documentos de la organización en cualquier momento y desde cualquier lugar, facilita la organización acorde con la estructura documental y provee búsquedas rápidas y precisas.
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INVESTECH Implementara nuestro Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA DOCUFile ECM-BPMN ® que electrónicamente captura, almacena y administra todos los documentos generados o recibidos en la Gobernación, incluyendo papel, reportes, archivos físicos, documentos electrónicos, documentos digitales, e-mails, entre otros, mas todos los procesos de generación electrónica de documentos con las políticas de calidad establecidas.
Características
SGDEA DOCUFFile ECM-BPMN ® Soporta de manera integral el ciclo documental que incluye la recepción, distribución, trámite, organización, consulta, almacenamiento y disposición final tanto de los documentos que ingresan a la compañía como de los que se generan a través de los diferentes procesos internos.
SGDEA DOCUFFile ECM-BPMN ® fue construido teniendo presente las características funcionales establecidas en el modelo de requisitos MOREQ, la norma ISO 15489 y la legislación establecida a través de la ley 594 de 2000 y el decreto 1080 de 2015 entre otras.
La herramienta está constituida un conjunto de componentes que se integran de manera cooperativa para soportar la gestión documental y archivística de la organización.
Configuración
Gestión
Organización
Producción
Disposición
Prestamos
Transferencias
Correspondencia
Cargue e Indexación
Visor
Consulta y Búsqueda
Trazabilidad y auditoría
Reportes
Seguridad
A continuación, se presenta de manera general las características funcionales de los diferentes componentes :
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Definir la estructura de cada una de las series documentales de la organización.
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Definir los tipos documentales que se manejan en la organización.
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Definir la estructura física que tiene la organización para la ubicación de los documentos físicos.
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Definir los usuarios del sistema de acuerdo con los perfiles de autorización establecidos.
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Definir las áreas organizacionales responsables de los documentos.
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Definir los diferentes niveles de autorización a las series documentales.
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Crear expedientes electrónicos acorde con la estructura documental definida
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Ingresar los documentos digitales y sus metadatos.
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Cargar imágenes o documentos digitales de manera individual o masi
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Indexar documentos de manera individual o masiva.
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Almacenar los documentos digitales en formato TIFF, JPG, PDF/A.
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Ubicar de manera automática cada documento ingresado en el expediente apropiado.
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Consultar los documentos de acuerdo con los niveles de autorización establecidos.
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Manejar el proceso de préstamo de documentos.
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Producir documentos con base en plantillas predefinidas.
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Manejar firma electrónica y estampado cronológico
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Generar el inventario documental
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Generar los instrumentos archivísticos que incluyen CCD, TRD, Inventario de archivo y TVD.
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Permite el paso de los documentos entre las diferentes fases de archivo. Incluye funcionalidad para:
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Controlar el ciclo de vida de los documentos en el archivo y controlar su disposición final
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Controlar los tiempos en cada ciclo acorde con lo establecido en la TRD
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Manejar el proceso de transferencias.
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Manejar el proceso de disposición final.
Organización, Producción y Tramite
Permite el ingreso, clasificación, consulta y demás operaciones asociadas con la gestión documental en la organización. Incluye funcionalidad para:
Transferencia y Disposición
Permite el paso de los documentos entre las diferentes fases de archivo. Incluye funcionalidad para:
Configuración
Permitir definir la estructura documental o el modelo de organización que van a tener los documento en la compañía. Incluye funcionalidad para:
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Controlar el ingreso de documentos a través de la correspondencia externa.
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Radicar los documentos de entrada y salida.
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Identificar los documentos con código de barras.
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Indexar automáticamente los documentos.
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Controlar la entrega de correspondencia a los destinatarios dentro de la organización.
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Avisar vía email a cada funcionario de la llegada de correspondencia.
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Controlar los rechazos y la reasignación de la correspondencia.
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Generar flujos específicos de documentos.
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Controlar la generación de respuestas a los documentos de entrada.
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Mantener la trazabilidad del documento al interior de la organización.
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Monitorear el estado de gestión de cada documento radicado.
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Registrar y controlar la entrega de los documentos de salida.
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Consultar los documentos mediante el uso de diferentes filtros de búsqueda que incluyen tipo de documento, nombre, metadatos asociados y organización lógica del documento, palabras del documento.
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Consultar documentos de un expediente específico.
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Visualizar documentos digitales mostrando información como: nombre del documento digital, formato del documento, versión, indicativo de firma digital, fecha de creación, usuario creador y metadatos asociados.
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Generar reportes incluyendo filtros dinámicos seleccionados por el usuario.
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Generar indicadores.
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Manejar perfiles y grupos de usuarios.
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Controlar la autorización de usuarios de cada área productora documental.
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Facilitar el acceso a los documentos solo a usuarios y roles autorizados.
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Manejar la autorización por series documentales
Correspondencia
Este componente maneja el proceso de correspondencia de la organización. Incluye funcionalidad para:
Consulta y Búsqueda
Permite consultar los documentos y su información asociada. Incluye funcionalidad para:
Seguridad
Incluye un módulo de seguridad que permite la administración de los procesos de autenticación y autorización de usuarios. Incluye funcionalidad para: