• Se organizara normativamente el material documental, se archivara en las unidades de conservación y de almacenamiento (cajas y carpetas), se ubicaran las unidades archivísticas en cajas modulares para archivo debidamente marcadas con la correspondiente señalización (rotulación) bajo sistema QR, lo cual garantizará que los funcionarios cuenten con un sistema de búsqueda y recuperación de los documentos en forma ágil y efectiva, de igual manera se ubicara en los estantes debidamente identificados.

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• Se elaborar el inventario físico y sistematizado mediante el FUID electrónico del archivo organizado, con el fin de entregarlo a los usuarios por áreas administrativas, organizado por diferentes ítems (título, proceso, tipo de documento, fecha, contenido, unidad de conservación, entre otros).

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• Intervención e incorporación de documentos en las unidades documentales (carpetas, expedientes o legajos). La incorporación de los documentos al interior de las carpetas se realizará teniendo en cuenta el tamaño independientemente del papel, sea carta u oficio, identificando cada una de las carpetas con el nombre de la serie / subserie y tipo documental acorde a las TVD.

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• La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites totales del expediente o unidad documental.  El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de esta.