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Sustento Normativo en Gestión Documental

Visualización de Cotizaciones de Bolsa

En esta sección se relacionan todas las normas nacionales e internacionales referentes a los 8 procesos que conforman el Programa de Gestión Documental.

1. PLANEACIÓN

Circulares

 

  • Circular 157 de 2013 de la secretaria general: aplicación de la NTD SIG 001:2011. Plan de acción del sistema integrado de gestión.​

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  • Circular 01 de 2012 Archivo de Bogotá. Cumplimiento de normas sobre gestión documental y archivos.​

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  • Circular 03 de 2013 del Archivo de Bogotá. Aspectos generales sobre la formulación e implementación del Subsistema interno de gestión documental y archivo –SIGA.

Leyes

  • Ley 1712 de 2014. Ley de transparencia. 

​

  • Ley 594 de 2000 del AGN. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan  otras disposiciones.

Decretos

  • Decreto 2609 de 2012 del AGN. Reglamenta la elaboración del Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.

​

  • Decreto 514 de 2006 Alcaldía Mayor de Bogotá. Creación e implementación del SIGA y en el cual ordena a todas las entidades del Distrito, presentar anualmente al Archivo de Bogotá un informe sobre el estado de la administración documental en cada entidad.​

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  • Decreto 094 de 2006 (Artículo 25) Alcaldía Mayor de Bogotá. Funciones de la Dirección del Archivo de Bogotá.

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  • Decreto 2693 de 2012. Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la Republica de Colombia.

​

  • Decreto 103 del 20 de enero de 2015. ¨Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014 (ley de transparencia) y se dictan otras disposiciones¨.

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  • Decreto 106 del 21 de enero de 2015 ¨Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado ya los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones".

​

  • Decreto Distrital 619 de 2007. Establece la estrategia de gobierno electrónico de los organismos y
    de las entidades de Bogotá.

Resoluciones

  • Resolución SDH – 229 de 2013. Por medio de la cual se crea el Comité Interno de Archivo de la Secretaría Distrital de Hacienda y se deroga la Resolución SDH-000240 del 17 de septiembre de 2007.

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  • Resolución SDH – 167 de 2010. Secretaría Distrital de Hacienda. Creación y establecimiento
    del SIGA en la SDH.

Normas Técnicas

  • NTC 15489: Información y Documentación, Gestión de documentos.

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  • NTC ISO 9001:2008. Sistema Gestión de Calidad.

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  • NTD-SIG 001: 2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos del estado.

2. PRODUCCIÓN

Acuerdos

  • Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9, y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

​

  • Acuerdo 03 del 17 de febrero de 2015. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medio electrónicos.

Procesador de la computadora

Circulares

  • Circular Externa AGN 005 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativo de cero papeles.

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  • Circular 001 de 2015. Alcance de la expresión: "Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta".

Código de Comercio.

  • Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

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  • Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decretos

  • Decreto No. 2609 de 14 de diciembre de 2012: Reglamenta la elaboración del Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado. 

​

  • Decreto No. 2482 del 3 de diciembre de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión", tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación.

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  • Decreto No. 2578 del 13 de diciembre de 2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado".

Leyes

  • Ley 527 de 1999. Artículo7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Exposición de motivos en el Decreto 619 de 2007. ¨ Por el cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones¨.

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  • Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales.

Normas Técnicas

  • NTC 4436: 1998 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”.

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  • NTC 23081: 2010. Metadatos para la gestión de documentos.

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  • NTC 30301: 2011. Sistemas de gestión para documentos.

Torre de comunicación

3. GESTIÓN Y TRÁMITE

Acuerdos

  • Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6, y 8. Envió y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.

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  • Acuerdo AGN 47 de 2000. Acceso a documentos.

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  • Acuerdo AGN 56 de 2000. Requisitos consulta.

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  • Acuerdo 03 del 17 de febrero de 2015. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medio electrónicos.

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  • MOREQ Modelo de Requisitos para un SGDEA.

Constitución Política

  • Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

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  • Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de información.​

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  • Artículo 27. El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. 

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  • Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

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  • Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a este y plantear desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: a la información y a la documentación oficial.

Decretos

  • Decreto 103 del 20 de enero de 2015. ¨Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014 (ley de transparencia) y se dictan otras disposiciones¨.

Leyes

  • Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Torre de comunicación

4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Acuerdos

  • Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte 1 del acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos”, “Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”.

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  • Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

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  • Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

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  • Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.

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  • Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley General de Archivos  594 de 2000.

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  • Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, o privaticen.

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  • Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se reglamenta el inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

​

  • Acuerdo AGN 015 de 2003. Adicione parágrafo al acuerdo AGN 041 de 2002 en la relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

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  • Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.

​

  • Acuerdo AGN 05 de 2013: Se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.  

  • Acuerdo AGN 04 del 2015. Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en las Entidades del Estado.

​

  • Acuerdo AGN 07 de 2014. Establece lineamientos para la reconstrucción de expedientes.

Visualización de Cotizaciones de Bolsa

Circulares

  • Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de Archivo.

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  • Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.Organización de historias laborales.

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  • Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Orientación para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003. (Organización de las Historias Laborales).

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  • Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

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  • Circular 35 de 2009 Procuraduría General de Nación. Cumplimiento de la ley 594 de 2000. Organización e implementación de archivos y fondos documentales acumulados.

Código de Comercio.

  • Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de esta firmara acta en la que anotara los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este Artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decretos

  • Decreto 2609 de 2012: Programa de Gestión documental en las entidades del estado o privadas que ejerzan funciones públicas.

Leyes

  • Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirán en el término de 20 años, contados a partir de la ocurrencia de estos. La acción disciplinaria prescribirá en 10 años. La acción penal prescribirá en 20 años. (Reglamentada por el Decreto Nacional 734 de 2012, Modificada por la Ley 1150 de 2007, Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 679 de 1994,626 de 2001, 2170 de 2002, 3629 y 3740 de 2004, 959, 2434 y 4375 de 2006; 2474 de 2008 y 2473 de 2010).

Resoluciones

  • Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el comité de transferencias de Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

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  • Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

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  • Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.

Normas Técnicas

  • NTC 5029: 2004 Norma sobre Medición de Archivos.

5. TRANSFERENCIAS

Circulares

  • Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

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  • Circular Externa AGN 03 de 2015. Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental.

Torre de comunicación

6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Acuerdos

  • Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la Tabla de Retención Documental a partir de su valoración.

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  • Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.

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  • Acuerdo 04 del 2015. Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en las Entidades del Estado.

Circulares

  • Circular Externa AGN 002 de 2012. Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental.

Constitución Política de 1991

  • Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.   

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  • Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.

Decretos

  • Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conceden valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Adoptado como ley mediante ley 141 de 1961 y modificado por el decreto 3354 de 1954.

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  • Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos los originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta integrante y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerle recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

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  • Decreto 960 de 1970. Estatuto notarial.

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  • Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

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  • Decreto 2549 de 1993. Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.

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  • Decreto 1515 de 2013: transferencias secundarias y de documentos de valor histórico.

Leyes

  • Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

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  • Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación. Reglamentada por el Decreto Nacional 264 de 1963.

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  • Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Normas Técnicas

  • NTC 3723:2009 Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.

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  • NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.

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  • NTC 5174. Norma sobre proceso y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

Ampliación de plasma

7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Acuerdos

  • Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda documentación desde el momento de la emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final.

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  • Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

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  • Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de archivo, restricciones por razones de conservación.

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  • Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

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  • Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

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  • Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.
     

  • Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo.
     

  • Acuerdo AGN 06 de 2014. Por el cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título Conservación de documentos¨.

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  • Acuerdo 03 del 17 de febrero de 2015. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medio electrónicos.

Circulares

  • Circular Externa 02 de 2012 AGN. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental para la implementación de SGDEA las entidades: ISO 15489-1 e ISO 15489-2 y MOREQ. Uso de estándares apropiados que aseguren la conservación Usar un solo modelo para cada una de las herramientas (estandarizar).

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  • Circular 04 de 2010 – COINFO: Los proyectos de aplicación de TIC en procesos archivísticos.

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  • Circular 46 de 2013 secretaria general de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Implementación de archivos, documentos y medios electrónicos en materia administrativa y judicial en el distrito capital.

plato de la antena

Código de Comercio

  • Artículo 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

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  • Artículo 8. Proteger los recursos naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.   

Código de Procedimiento Civil.

  • Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos y grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lapidas, monumentos, edificios o similares”.

Decretos

  • Decreto 1798 de 1990. Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. Modificada por la ley 962 de 2005 Artículo 28.

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  • Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso de disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Leyes

  • Ley 39 de 1981. Artículo 1, 2, 3, y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

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  • Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

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  • Ley 397 de 1997. Ley general de cultura. Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 833 de 2002, 763, 2941 de 2009, 1100 de 2014.

​

  • Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.
     

  • Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes de Movimiento.

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  • Ley 594 del 2000. Regula la función archivística del estado; Define los conceptos de gestión documental, archivos, TRD - obligatoriedad.

Normas Técnicas

  • SO 14721:2003 Modelo OAIS documentos electrónicos.

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  • UNE-ISO 19005-1:2008; Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

​

  • UNE-ISO 19005-1:2011; La gestión de documentos - Formato de archivo de documento electrónico para la conservación a largo plazo - Parte 2: El uso de ISO 32000-1 (PDF / A-2).

​

  • ISO 19005-2. La gestión de documentos - Formato de archivo de documento electrónico para la conservación a largo plazo - Parte 2: El uso de ISO 32000-1 (PDF / A-2. 

​

  • UNE-ISO 13008: 2013. Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.
     

  • UNE-ISO/TR 17068: 2013. Información y documentación: repositorio de tercero de confianza para documentos electrónicos. Madrid: Autor.
     

  • NTC-ISO 12639:2004. Tecnología gráfica. Intercambio de datos digitales de preimpresión. Formato de archivo de imagen de etiqueta. Para la tecnología de imagen (TIFF/IT).   

​

  • ISO 15444-1:2004. Tecnología de la información - Sistema de codificación de imágenes JPEG 2000: Sistema de codificación Core.

​

  • ISO 32000-1:2008. La gestión de documentos - Formato de Documento Portátil - Parte 1: PDF 1.7. Establece el formato PDF 1.7. como estándar formal abierto independizando completamente el formato del ambiente o sistema de ejecución, mejora soporte para firmas digitales (soporte para mecanismos de encriptación mejorados), amplio soporte en formatos JPEG2000 de conformidad con la ISO 15444, soporte para fuentes OpenType, consistencia con otros formatos estándar como PDF/X, PDF/E o PDF/UA, entre otros.

Antena parabólica

8. VALORACIÓN

Acuerdos

  • Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

​

  • Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

​

  • Acuerdo AGN 039 de 2002 por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental.

​

  • Acuerdo AGN 06 de 2014. Por el cual se desarrollan los articulos46, 47 y 48 del Título Conservación de documentos¨

​

  • Acuerdo No. 004 de 2013. (marzo 15). Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación y evaluación, aprobación e implementación, de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

​

  • Acuerdo 04 del 2015. Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en las Entidades del Estado.

Circulares

  • Circular externa 03 de 2015 AGN, Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental.

​

  • Circular 001 de 2015. Alcance de la expresión: "Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta".
     

  • Circular 02 de 2013 del Archivo de Bogotá. Presentación de la Tabla de Valoración Documental por parte de las entidades del distrito.

​

  • Circular 02 de 2012 secretaria general de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Cronograma para la entrega de las Tablas de Retención Documental por parte de las entidades del distrito.

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