Ventanilla Única ®
Ventanilla Única® Aumente la Eficiencia en la Gestión de su Correspondencia
Registrar la correspondencia recibida, controlar su distribución y trámite, conocer su estado en cada momento, tener trazabilidad de los documentos dentro de la organización, gestionar la respuesta permitiendo la participación de varias personas, codificar los documentos enviados, controlar los tiempos de respuesta definidos y/o requeridos para dar solución, reducir esfuerzo en tareas de revisión y archivo, contar con indicadores de gestión y con herramientas de monitoreo va a permitir a la organización un aumento del nivel de productividad en la gestión de la correspondencia.
El proceso en mención facilita la coordinación y control de las diferentes actividades necesarias para gestionar la correspondencia, facilitando el monitoreo, la trazabilidad y la generación de indicadores.
Proporciona a las organizaciones un sistema único de gestión de la correspondencia facilitando no solamente el trámite de la correspondencia recibida sino el control de las respuestas de esta. A continuación, se presenta en detalle las características la solución ofrecida en términos de la funcionalidad que tiene:
Funcionalidad Detallada
-
Controla el ingreso de documentos a la organización recibidos a través de la correspondencia externa.
-
Facilita la radicación y registro de los documentos de entrada.
-
Controla la secuencia de una ventanilla única.
-
Permite identificar los documentos mediante el uso de código de barras.
-
Asigna un identificador único a cada documento que ingresa.
-
Indexa automáticamente los documentos
-
Controla la distribución de la correspondencia a los destinatarios dentro de la organización.
-
Maneja la entrega de copias a diferentes destinatarios.
-
Avisa vía email a cada funcionario de la llegada de correspondencia.
-
Controla los rechazos y la reasignación de la correspondencia.
-
Archiva los documentos que llegan a través de la correspondencia usando la arquitectura documental establecida.
-
Posibilita la generación de procesos específicos para soportar el trámite de determinados documentos.
-
Mantiene la trazabilidad del documento al interior de la organización.
-
Facilita el monitoreo del estado de gestión de cada radicación.
-
Almacena los documentos, una vez son aceptados por el usuario destinatario, en la estructura documental definida.
-
Permite la generación de documentos de respuesta con base en plantillas.
-
Controla la secuencia de identificación de los documentos de respuesta
-
Registra y controla la entrega de los documentos de salida.
-
Facilita la parametrización de entidades de destino, con dirección, ciudad y país, lista de personas destinatarios externos, lista con los tipos posibles de unidades de conservación como fax, sobre, caja, paquete, etc, lista de empresas de mensajería aprobadas por la compañía y tipos de documentos
Beneficios
Los beneficios más relevantes de VENTANILLA ÚNICA ® de Correspondencia son:
-
Digitalización y control de la correspondencia.
-
Asignación de un número de radicación único con el formato que se defina
-
Conservación de la correspondencia en forma digital.
-
Distribución automática de la correspondencia.
-
Control de las respuestas y reducción de esfuerzos en su generación.
-
Control de la trazabilidad de la correspondencia (entrante y saliente).
-
Control por destinatario interno y externo.
-
Manejo de la legislación y normatividad establecida para la correspondencia.
-
Procesos de auditoria de la correspondencia por dependencias.
-
Organización de los documentos recibidos y enviados acorde con la estructura documental.
La Solución de Ventanilla única
Esta diseñada con base en la solución BPMn® y permite controlar el proceso de recepción, distribución, revisión, y respuesta de la correspondencia que recibe la organización de los clientes, proveedores, ciudadanos y demás entes que hacen parte de su entorno de gestión.